A atividade de compras pode ser encarada como o início das atividades logísticas. Essa função é responsável pelo estabelecimento do fluxo de entrada de matéria –prima para a produção e de materiais e serviços diversos na empresa.
Os objetivos da função de compras podem ser subdivididos em quatro categorias:
a) Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessárias;
b) Obter mercadorias e serviços ao menor custo;
c) Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor.
d) Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais.
Para satisfazer a esses objetivos, devem ser desempenhadas algumas funções básicas:
· Determinar as especificações de compra: qualidade certa, quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar ).
· Selecionar o fornecedor (fonte certa )
· Negociar os termos e condições de compra.
· Emitir e administrar pedidos de compra.
2.1) CICLO DE COMPRAS
O ciclo de compra se inicia com uma necessidade a ser atendida de algum setor dentro da empresa. Após definida a necessidade, o setor interessado preenche uma requisição de compras, onde serão especificados a quantidade e o tipo de material ou prestação do serviço a ser prestado. Nesta fase, recai grande importância o cuidado na perfeita especificação do material ou do serviço a ser solicitado, sob pena de se receber algo diferente do desejado.
Após a requisição ser preenchida é remetida ao setor de compras para ser analisada e processada. Muitas empresas utilizam o sistema de cotação de preços, semelhante ao utilizado nas compras do Serviço Público, onde as solicitações são remetidas a diversos fornecedores e é feita uma comparação dos preços. É importante dizer que este sistema será perfeito apenas para se conseguir obter o menor preço. Quando a qualidade do produto também é importante, pode-se realizar um sistema de ponderação, onde cada fator analisado receberá, de acordo com a análise realizada, um valor referente a sua importância.
2.2) QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES
2.2.1) Seleção
Muitas vezes, os objetivos do setor de compras são conseguir ao mesmo tempo qualidade, quantidade, prazo de entrega e preço justo.
Uma vez tomada a decisão sobre o que comprar, a segunda decisão mais importante refere-se ao fornecedor certo. Um bom fornecedor é aquele que tem a tecnologia para fabricar o produto na qualidade exigida, tem a capacidade de produzir as quantidades necessárias e pode administrar seu negócio com eficiência suficiente para ter lucros e ainda assim vender um produto a preços competitivos.
2.2.2) Fontes
Há três tipos de fontes: única, múltipla e simples.
a) Fonte única implica que apenas um fornecedor está disponível devido a patentes, especificações técnicas, matéria-prima, localização, e assim por diante. Não é a situação mais desejável, tendo em vista que os compradores dependerão única e exclusivamente de um fornecedor.
b) Fonte múltipla é a utilização de mais de um fornecedor para o item. As vantagens potenciais da fonte múltipla são as seguintes: a competição vai gerar preços mais baixos e melhores serviços e haverá uma continuidade no fornecimento. Na prática, existe uma tendência de relação competitiva entre fornecedor e cliente.
c) Fonte simples é uma decisão planejada pela organização no sentido de selecionar um fornecedor para um item quando existem várias fontes disponíveis. A intenção é criar uma parceria a longo prazo.
2.2.3) Fatores que influenciam a escolha dos fornecedores
A importância de especificações por função, quantidade, serviço e preço definem o que se espera do fornecedor, e formam uma base para seleção e avaliação. Considerando isso, há vários fatores quem influem na seleção de um fornecedor. A escolha de um fornecedor, ao contrário do que muitos pensam, não pode ser influenciada apenas pelo preço do produto. Dependendo das prioridades de cada empresa, um fator poderá ser mais importante que outro. Como exemplo, para uma empresa de informática que produz computadores, o preço de um determinado chip poderá vir em segundo plano se comparado com a tecnologia necessária para o perfeito funcionamento da máquina. A seguir explicaremos os fatores mais importantes a serem avaliados nos fornecedores.
a) Habilidade técnica
O fornecedor tem a habilidade técnica para produzir ou fornecer o produto desejado? O fornecedor tem um programa de desenvolvimento e melhoria para o produto? O fornecedor pode auxiliar na melhoria dos produtos? Essas perguntas são importantes, pois muitas vezes, o comprador depende do fornecedor no sentido de que ele forneça as melhorias de produto que poderão aumentar ou reduzir o custo dos produtos comprados. Algumas vezes, o fornecedor pode sugerir mudanças na especificação do produto que irão melhorá-lo e reduzir seu custo. Como exemplo, na área de aviação muitas empresas preferem comprar modelos de aviões e helicópteros com algum tempo no mercado. Isso ocorre pelo fato de que em modelos mais novos, o fabricante ainda não possui informações de retorno dos usuários, informações estas que serão imprescindíveis pela melhoria do modelo.
b) Capacidade de produção
A produção deve ser capaz de satisfazer às especificações do produto de forma consistente. Isso significa que o fornecedor deve ser capaz de oferecer qualidade e quantidade exigidas. Não adianta o fornecedor produzir uma grande quantidade do produto se àquela quantidade não será suficiente para atender o que os compradores desejam. Por isso a capacidade de produção está ligada a capacidade que o fornecedor terá para atender o que o cliente deseja.
c) Confiabilidade
Ao selecionar um fornecedor, é desejável que se escolha um fornecedor confiável, reputado e financeiramente sólido. Essa confiança poderá ser verificada através de pesquisas de mercado, informações com outros clientes do fornecedor, visitas à empresa do fornecedor e etc.
d) Serviço pós-venda
Se o produto tem natureza técnica ou provavelmente necessitará de peças de reposição ou apoio técnico, o fornecedor deverá ter um bom serviço de atendimento pós-vendas. Isso deve incluir um atendimento bem organizado e um estoque adequado de peças sobressalentes. Como exemplo, algum tempo atrás, a empresa onde trabalho necessitava comprar uma máquina de fotocópias. Vários orçamentos foram levantados e minha empresa escolheu a máquina que apresentava o menor preço, sem levar em consideração outros fatores importantes como assistência técnica, peças de reposição e representante legal da empresa. Como conseqüência, apenas alguns meses depois, a máquina apresentava um problema com uma peça que não havia para reposição no Brasil e a empresa teve que arcar com a despesa de comprar uma nova máquina.
e) Localização do fornecedor
Algumas vezes, é desejável que o fornecedor esteja próximo do comprador ou pelo menos que mantenha um estoque local. Uma localização próxima auxilia na redução dos tempos de entrega e significa que os produtos em falta podem ser entregues rapidamente.
f) Preço
O fornecedor deve ser capaz de oferecer preços competitivos. Isso não significa necessariamente o menor preço. Esse aspecto considera a capacidade do fornecedor para fornecer as mercadorias na quantidade e na qualidade exigidas, no tempo desejado, e também quaisquer serviços necessários.
2.2.4) Atributos de um bom fornecedor
Embora uma definição de um bom fornecedor com aceitação ampla seja difícil de ser redigida, há vários atributos que podem ser considerados como desejáveis em um relacionamento típico. A lista seguinte de atributos de um bom fornecedor é apresentada apenas a título de sugestão.
a) Pontualidade na entrega;
b) Qualidade do produto;
c) Preço competitivo;
d) Serviço pós-venda;
e) Apoio técnico;
2.2.5) Critérios para avaliação de um fornecedor
Na avaliação de fornecedores potenciais, alguns fatores são quantitativos e é possível atribuir um valor monetário a eles. O preço é o exemplo mais óbvio. Outros fatores são qualitativos e sua determinação exige alguma ponderação. Geralmente, são determinados de forma descritiva. A competência técnica do fornecedor pode ser um exemplo.
O desafio é encontrar algum método de combinar esses dois fatores principais, de modo que comprador possa selecionar o melhor fornecedor. Uma forma de fazer isso é o método de classificação, descrito a seguir, lembrando sempre que cada fator deve ser julgado independente dos outros fatores.
a) Selecionar os fatores que devem ser considerados na avaliação de fornecedores potenciais, de acordo com as prioridades da empresa.
b) Atribuir um peso a cada fator. Esse peso determina a importância de um fator em relação aos outros. Geralmente, uma escala de 1 a 10 é utilizada. Se a um fator é atribuído peso 5, e a outro peso 10, o segundo fator é considerado duas vezes mais importante que o primeiro.
c) Atribuir uma pontuação para os fornecedores quanto a cada um dos fatores. Essa pontuação não é associada ao peso. Em vez disso, os fornecedores são classificados segundo sua habilidade de satisfazer às exigências para cada fator. Mais uma vez, geralmente se utiliza uma escala de 1 a 10. A pontuação deve ser independente, ou seja, cada fator deve ser avaliado independentemente de outro.
d) Classificar os fornecedores. Para cada fornecedor, o peso de cada fator é multiplicado por sua pontuação naquele fator. Por exemplo, se um fator teve peso 8 e a pontuação do fornecedor quanto a ele é 3, o valor classificatório para aquele fator seria 24. As classificações de cada fornecedor são então reunidas para produzir uma classificação total. Os fornecedores podem, com base nisso, ser listados pela classificação total, o que possibilitará a escolha do melhor fornecedor. O fornecedor que possuir a maior pontuação total será o escolhido.
Exemplo : Você é o Encarregado do Setor de Compras de uma grande Distribuidora . Na seleção preliminar de vários fornecedores, para aquisição de peças, foram julgados aptos 4 (quatro) fornecedores para uma seleção final, onde serão escolhidos apenas 2 (dois).
As principais características de cada Fornecedor são :
| FORNECEDOR A | FORNECEDOR B | FORNECEDOR C | FORNECEDOR D |
| Localizado a 1300 Km da fábrica do comprador. | Localizado a 500 Km da fábrica do comprador. | Localizado a 5 Km da fábrica do comprador. | Localizado a 2000 Km da fábrica do comprador. |
| Utiliza frete ferroviário com custos pagos pela empresa compradora | Utiliza frete rodoviário com custos pagos pela empresa compradora | Utiliza frete rodoviário com custos pagos pela empresa compradora | Utiliza frete aéreo com custos pagos pela empresa compradora |
| Entrega a mercadoria ao comprador em 4 dias | Entrega a mercadoria ao comprador em 3 dias | Entrega a mercadoria ao comprador em 1 dia | Entrega a mercadoria ao comprador em 2 dias |
| O preço de cada item é R$ 1,00 | O preço de cada item é R$ 1,30 | O preço de cada item é R$ 2,00 | O preço de cada item é R$ 3,20 |
| Já fornece a empresas de porte médio | Não possui clientes, pois entrou agora no mercado | Já fornece a um pequeno cliente | Já fornece a empresas de grande porte |
Sabendo-se que as prioridades de sua Empresa são, nesta ordem:
1º) PREÇO DO FRETE; 2º ) CONFIABILIDADE; 3º ) DISTÂNCIA; 4º) ENTREGA; 5) PREÇO
Baseado nos critérios acima mencionados e com o auxílio da tabela abaixo, determine quais os 2 fornecedores escolhidos para sua Empresa. Na quantificação do peso, utilizar para o valor máximo 10 e valor mínimo 6. Na pontuação dos fornecedores, utilizar exatamente 10 para valor máximo e exatamente 7 para valor mínimo.
1) Inicialmente, na coluna FATOR, colocar os aspectos a serem avaliados na seqüência de suas prioridades;
| FATOR | PESO | PONTUAÇÃO DE FORNECEDORES | CLASSIFICAÇÃO | ||||||
| A | B | C | D | A | B | C | D | ||
| PREÇO FRETE | |||||||||
| CONFIABILIDADE | |||||||||
| DISTÂNCIA | |||||||||
| ENTREGA | |||||||||
| PREÇO | |||||||||
| TOTAL |
2) De acordo com as prioridades, colocar na coluna PESO os valores referentes aos critérios colocados na coluna FATOR. Como o enunciado do exemplo, o PESO deverá ter valor máximo 10 e valor mínimo 6. Logo, o fator PREÇO DO FRETE deverá ter valor 10 e o fator PREÇO deverá ter valor 6. Os outros fatores deverão ser numerados por ordem da disposição na tabela.
| FATOR | PESO | |
| PREÇO FRETE | 10 | |
| CONFIABILIDADE | 9 | |
| DISTÂNCIA | 8 | |
| ENTREGA | 7 | |
| PREÇO | 6 |
3) Após isso, preencher a coluna de pontuação de fornecedores, de acordo com as características apresentadas no início do exercício. No PREÇO DO FRETE, considerando individualmente cada modal de transporte, os preços no Brasil são em ordem decrescente de valor :
1°) Aéreo;
2°) Rodoviário;
3°) Ferroviário;
4°) Marítimo e Fluvial;
Após avaliarmos a situação dos 4 fornecedores, aquele que apresentará a maior pontuação será o fornecedor A, pois utiliza o frete ferroviário que é mais barato que o rodoviário e o aéreo. Então, na coluna do fornecedor A, atribuiremos o valor 10, conforme mostrado abaixo.
| FATOR | PESO | PONTUAÇÃO DE FORNECEDORES | |||
| A | B | C | D | ||
| PREÇO FRETE | 10 | 10 |
Em seqüência, atribuiremos o valor 9 para os fornecedores B e C, pois ambos utilizam o modal rodoviário que é mais barato que o aéreo utilizado pelo fornecedor D. Observe que, apesar do fornecedor B ficar a uma distância bem menor que o fornecedor C, no critério PREÇO DO FRETE eles são idênticos e neste processo, como informado anteriormente, cada fator deve ser avaliado independente do outro. Logo, os fornecedores B e C receberão a pontuação 9.
| FATOR | PESO | PONTUAÇÃO DE FORNECEDORES | |||
| A | B | C | D | ||
| PREÇO FRETE | 10 | 10 | 9 | 9 |
Finalmente, o fornecedor D receberá valor 7, pois utiliza o modal de transporte mais caro entre os fornecedores avaliados.
| FATOR | PESO | PONTUAÇÃO DE FORNECEDORES | |||
| A | B | C | D | ||
| PREÇO FRETE | 10 | 10 | 9 | 9 | 7 |
Após isso, avaliaremos pela seqüência, o fator CONFIABILIDADE, onde atribuiremos valor 10 para o fornecedor D, que possui grandes clientes. Em seqüência, atribuiremos valor 9 ao fornecedor A que possui clientes de médio porte. Depois, atribuiremos valor 8 para o fornecedor C que possui um pequeno cliente e valor 7 para o fornecedor B que ainda não possui clientes. A tabela então ficará da seguinte forma :
| FATOR | PESO | PONTUAÇÃO DE FORNECEDORES | |||
| A | B | C | D | ||
| PREÇO FRETE | 10 | 10 | 9 | 9 | 7 |
| CONFIABILIDADE | 9 | 9 | 7 | 8 | 10 |
Agora, avaliaremos o fator DISTÂNCIA, onde quanto mais próximo estiver o fornecedor da fábrica, maior pontuação o fornecedor receberá. Logo, atribuiremos o valor 10 para o fornecedor C que está a apenas 5 Km da Fábrica. Em seqüência, atribuiremos o valor 9 para o fornecedor B, 8 para o fornecedor A e 7 para o fornecedor D. A tabela então ficará:
| FATOR | PESO | PONTUAÇÃO DE FORNECEDORES | |||
| A | B | C | D | ||
| PREÇO FRETE | 10 | 10 | 9 | 9 | 7 |
| CONFIABILIDADE | 9 | 9 | 7 | 8 | 10 |
| DISTÂNCIA | 8 | 8 | 9 | 10 | 7 |
.
Avaliando agora o fator ENTREGA, o fornecedor C receberá pontuação 10 pois executa a entrega em apenas 1 dia. O fornecedor D receberá pontuação 9, pois executa a entrega em 2 dias. O fornecedor B receberá pontuação 8 e o fornecedor A pontuação 7. A tabela então ficará :
| FATOR | PESO | PONTUAÇÃO DE FORNECEDORES | |||
| A | B | C | D | ||
| PREÇO FRETE | 10 | 10 | 9 | 9 | 7 |
| CONFIABILIDADE | 9 | 9 | 7 | 8 | 10 |
| DISTÂNCIA | 8 | 8 | 9 | 10 | 7 |
| ENTREGA | 7 | 7 | 8 | 10 | 9 |
Finalmente o fator PREÇO, onde o fornecedor A receberá valor 10, o fornecedor B receberá valor 9, o fornecedor C receberá valor 8 e o fornecedor D receberá valor 7, pelos preços apresentados no início do exercício. A tabela então ficará assim:
| FATOR | PESO | PONTUAÇÃO DE FORNECEDORES | |||
| A | B | C | D | ||
| PREÇO FRETE | 10 | 10 | 9 | 9 | 7 |
| CONFIABILIDADE | 9 | 9 | 7 | 8 | 10 |
| DISTÂNCIA | 8 | 8 | 9 | 10 | 7 |
| ENTREGA | 7 | 7 | 8 | 10 | 9 |
| PREÇO | 6 | 10 | 9 | 8 | 7 |
Finalmente preencheremos a CLASSIFICAÇÃO DOS FORNECEDORES, multiplicando a coluna PESO pela coluna PONTUAÇÃO DOS FORNECEDORES.
| FATOR | PESO | PONTUAÇÃO DE FORNECEDORES | CLASSIFICAÇÃO | ||||||
| A | B | C | D | A | B | C | D | ||
| PREÇO FRETE | 10 | 10 | 9 | 9 | 7 | 100 | 90 | 90 | 70 |
| CONFIABILIDADE | 9 | 9 | 7 | 8 | 10 | 81 | 63 | 72 | 90 |
| DISTÂNCIA | 8 | 8 | 9 | 10 | 7 | 64 | 72 | 80 | 56 |
| ENTREGA | 7 | 7 | 8 | 10 | 9 | 49 | 56 | 70 | 63 |
| PREÇO | 6 | 10 | 9 | 8 | 7 | 60 | 54 | 48 | 42 |
Agora é só somar as colunas da classificação dos fornecedores e obter o valor total de cada fornecedor. Os escolhidos serão os que apresentarem maior pontuação.
| FATOR | PESO | PONTUAÇÃO DE FORNECEDORES | CLASSIFICAÇÃO | ||||||
| A | B | C | D | A | B | C | D | ||
| PREÇO FRETE | 10 | 10 | 9 | 9 | 7 | 100 | 90 | 90 | 70 |
| CONFIABILIDADE | 9 | 9 | 7 | 8 | 10 | 81 | 63 | 72 | 90 |
| DISTÂNCIA | 8 | 8 | 9 | 10 | 7 | 64 | 72 | 80 | 56 |
| ENTREGA | 7 | 7 | 8 | 10 | 9 | 49 | 56 | 70 | 63 |
| PREÇO | 6 | 10 | 9 | 8 | 7 | 60 | 54 | 48 | 42 |
| TOTAL | 354 | 335 | 360 | 321 |
No exercício, os fornecedores escolhidos seriam o C (360 pontos) e o A (354 pontos) que apresentam maior valor dentre os quatro fornecedores analisados.
2.2) LOTE ECONÔMICO DE COMPRAS
Idéia surgida para encontrar uma quantidade econômica a ser comprada, com o objetivo de minimizar o custo total de reposição para os estoques. Como comprar? Quantidade total, parcelas mensais, trimestrais ou semestrais? Qual será a freqüência das compras? Teoricamente, as alternativas são infinitas. Torna-se impraticável efetuar uma aquisição diariamente, como também a compra única dependerá de diversos fatores tais como a capacidade de armazenagem, a demanda a ser fornecida pela produção, o valor total da aquisição e etc.
O lote econômico para comprar representa a quantidade de material, de tal forma que os custos de obtenção e de manutenção sejam mínimos. Quando adquirimos algum tipo de material, investimos capital para sua compra e para sua manutenção dentro da área de estocagem também investimos algum valor.
A figura abaixa mostra a idéia do lote econômico de compras.
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Q Quantidade
Para o cálculo, foi desenvolvida a seguinte fórmula:
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CPA PU
CA = consumo anual em quantidades
CC = custo unitário do pedido de compra
CPA = custo do material armazenado
PU = preço unitário do material
Para exemplificar, calcularemos o LEC, supondo que:
- O consumo anual é de 3.000 peças;
- O custo anual do pedido de compra é de R$ 130,00;
- O custo do material armazenado é 0,25;
- O preço unitário do material é de R$ 25,00
Aplicando-s e a fórmula, obtemos o valor de 353,27. A tabela abaixo mostra que a quantidade realmente é a mais econômica possível.
| TABELA DEMONSTRATIVA DOS VALORES IDEAIS DO LEC | ||||||
| A | 100 | 200 | 353,27 | 400 | 500 | 1000 |
| B | 30 | 15 | 8,49 | 7,5 | 6 | 3 |
| C | 1250,00 | 2500,00 | 4415,87 | 5000,00 | 6250,00 | 12500,00 |
| D | 312,50 | 625,00 | 1103,96 | 1250,00 | 1562,50 | 3125,00 |
| E | 3900,00 | 1950,00 | 1103,70 | 975,00 | 780,00 | 390,00 |
| F | 4212,50 | 2575,00 | 2207,66 | 2225,00 | 2342,50 | 3515,00 |
Por meio da análise da tabela, confirmando os cálculos efetuados, constata-se que a compra mais econômica será a de 353,27 unidades realizada 8,49 vezes no ano. Evidentemente que os valores quebrados deverão ser arredondados para números inteiros mais próximos.